Nieuws

Organisaties verbinden en versterken

Donderdag 10 juli
Gastcolumn door ondernemer Cor Lubach

Organisaties verbinden en versterken

De technologische ontwikkeling is de laatste jaren in een stroomversnelling geraakt. Veel organisaties kunnen de snelheid van deze ontwikkeling gewoonweg niet bijhouden. Er wordt door organisaties wel gebruik gemaakt van tal van geautomatiseerde applicaties. Deze zijn echter vaak stuk voor stuk niet goed op elkaar aangesloten. Ik betwijfel dan ook of de hedendaagse bedrijfsstructuren, waarin de focus te veel ligt op gefragmenteerde gegevens in plaats van het gehele proces, nog geschikt zijn voor de vraagstukken van deze tijd. Laat me uitleggen hoe ondernemers door enkele slimme ingrepen deze problemen kunnen omdraaien in een voorsprong op de concurrentie

Allereerst het probleem: primaire bedrijfsfuncties zoals productie, inkoop, verkoop, financiële administratie, personeelszaken of facilitaire diensten opereren te veel naast elkaar. In het gunstigste geval wordt het grote plaatje in het oog gehouden met behulp van een ERP-systeem. In zo een systeem ligt de focus echter te veel op het verwerken van gefragmenteerde bedrijfsdata in plaats van het afhandelen van de gehele processen binnen één of meerdere organisaties. Overzicht ontbreekt.

Niet alleen de te grote nadruk op afzonderlijke primaire functies, maar ook de hiërarchische structuur van organisaties kan moeilijk voldoen aan de hedendaagse vraagstukken. De structuur wordt vaak gevormd door een ’harkmodel’, hierin geven directie en management team ’top-down’ beslissingen door aan de verschillende afdelingen van het bedrijf. Dit heeft een negatieve invloed op de doorlooptijd van het gehele proces. Daarnaast zorgen onduidelijkheden over bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen een organisatie er vaak voor dat er in het proces vaak onnodig lange wachttijden ontstaan. Ook dit beïnvloedt de doorlooptijd in negatieve zin.

Je kan je afvragen of organisaties alle processen nog zelf moeten willen uitvoeren. Veel zaken worden al uitbesteed, maar ook hier lopen de communicatieprocessen vaak niet goed in elkaar over. Hoewel een bepaalde actie in de ene organisatie vaak vervolgstappen in andere organisaties vereist, wordt dit vaak niet goed met elkaar gecommuniceerd. Dit bevordert de onderlinge afstemming allerminst.

Dit brengt mij bij de oplossingen: Door meer te focussen op gehele processen in plaats van op gefragmenteerde gegevens, is het mogelijk een oplossing te bieden voor de beschreven problemen. Door de digitalisering en de ontwikkeling van de ’cloud’ is het mogelijk om eenzelfde systeem te gebruiken voor meerdere organisaties. Hierdoor is het grote plaatje veel makkelijker te overzien en weten medewerkers meteen wat zij wanneer moeten doen.

De mogelijkheden die dit met zich meebrengt zijn ongekend. Processen en informatie vloeien gemakkelijker in elkaar over binnen een één organisatie of tussen meerdere organisaties. Het is meteen duidelijk waar bevoegdheden en verantwoordelijkheden moeten worden neergelegd. Daarnaast kan een organisatie delen van het proces gemakkelijk daar neer leggen waar hiervoor de meeste kennis en expertise aanwezig is. Dit kan binnen één organisatie, maar processen kunnen ook buiten de bestaande organisatiegrenzen worden afgehandeld. Als de situatie er om vraagt kunnen processen zowel na elkaar, overlappend aan elkaar of naast elkaar worden uitgevoerd. Medewerkers kunnen makkelijker delen van processen uitvoeren doordat er een goed overzicht bestaat van het gehele plaatje. Hierdoor is het vaak ook niet meer nodig om achteraf correctieve maatregelen door te voeren, waardoor risico’s kleiner worden.

Door binnen en tussen organisaties verbindingen aan te leggen in het gehele proces worden organisaties versterkt zodat zij wel opgewassen zijn tegen de vraagstukken van vandaag de dag.

Cor Lubach is Directeur Eigenaar van Procef. Hij adviseert ondernemers hun bedrijfsmodellen slimmer in te richten.